A importância da nuvem para o trabalho remoto

Entenda como gerir seus arquivos compartilhados com diferentes equipes e organize-se!

em 28/04/2020

A importância da nuvem para o trabalho remoto

Por Bia Barbosa*

Como manter a produtividade dos negócios em tempos de crise? Essa é uma das questões-chave do momento para empresas e lideranças.  

“Nós nunca estivemos tanto tempo trabalhando em casa. Isso também exige novas formas de organização, de aprendizado, de organizar tarefas diárias. Isso também é uma nova forma de trabalho.” 
— Ivani Silveira, Diretora de RH da Ternium Brasil 

Uma nova forma de trabalho 

Quando pensávamos em futuro do trabalho, em geral, avaliávamos cenários possíveis sobre nossa relação com a tecnologia e os processos de automação. Porém, com a disseminação da Covid-19, assuntos que achávamos que não seriam debatidos tão cedo e implementações que até então pareciam ser inviáveis, agora acontecem aceleradamente para atender às restrições do momento. 

Um exemplo disso é a experiência prolongada de trabalho remoto, que já faz muitas empresas e profissionais reavaliarem suas opiniões em relação a essa prática, entendendo que a nova dinâmica pode funcionar muito bem para alguns setores e atividades. 

No entanto, para que o trabalho remoto gere bons resultados é importante que as empresas e as lideranças estejam atentas à construção de uma estratégia de ação a longo prazo, sendo proativas na readaptação ao novo cenário, o que inclui a capacitação de seus funcionários, desenvolvimento de novos processos e adequação tecnológica. Nesse contexto, abordaremos aqui um assunto primordial para a eficiência do home office: o trabalho na nuvem. 

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☁ Mas, afinal, o que é a nuvem?  

Você já se perguntou onde ficam armazenados os nossos e-mails e os vídeos que assistimos na Netflix? E como será que conseguimos ter a mesma informação do nosso perfil do Spotify ou do Facebook em diferentes dispositivos? Isso acontece porque esses dados não ficam armazenados localmente, ou seja, exclusivamente no seu computador ou smartphone, mas sim em data centers espalhados ao redor do mundo, também chamados de nuvem. Essa tecnologia permite armazenar, exibir, compartilhar e excluir arquivos, documentos, fotos, vídeos, contatos e aplicativos, a partir de um ambiente digital, em qualquer lugar e a qualquer hora do dia, desde que haja uma conexão estável com a internet. 

Por isso, foi-se o tempo em que empresas investiam grandes quantias na construção e manutenção de data centers locais para hospedar seus aplicativos e dados críticos. Os centros de dados mudaram muito de forma ao longo do tempo. A infraestrutura deixou de ser norteada pelos servidores físicos locais tradicionais e passou a ser virtualizada. Agora o acesso aos dados é suportado por pools de infraestrutura física conectados pela internet por meio de serviços de computação e armazenamento em nuvem. 

☁ E isso é seguro? 

Grandes empresas de tecnologia, como a Microsoft, o Google e a Apple, mantêm centros de dados com milhares de servidores ligados 24 horas por dia durante o ano inteiro. Quando um usuário utiliza a nuvem para armazenar um arquivo, esse documento é automaticamente salvo e distribuído em vários servidores diferentes, de modo que, se algum deles falhar, o usuário não fica sem acesso, pois o arquivo estará disponível em outros servidores. Logo, se você está preocupado em perder os documentos da sua empresa, saiba que isso é bem mais provável no armazenamento local! 

Mas isso não significa que fazendo a transição para a nuvem você se livra automaticamente da preocupação com a segurança da informação e possíveis ciberataques. Por isso, é muito importante verificar a confiabilidade do provedor antes de tomar qualquer decisão. Aqui estão alguns exemplos de serviços de armazenamento na nuvem seguros para você usar: 

  • Google Drive 

  • OneDrive 

  • Dropbox 

  • Mega 

  • iCloud Drive 

Além disso, para aumentar a segurança dos seus arquivos e contas nos ambientes digitais, também é possível utilizar ferramentas de gerenciamento de senhas, como o 1Password e o Google 2-Step Verification. Neste link você encontra uma lista com uma série de dicas e de aplicativos que podem ajudar a proteger sua empresa de ciberataques.  

Para maiores detalhes sobre o tema segurança da informação, indicamos também a leitura do dossiê desenvolvido pelo nosso Lab. de Tendências, baseado no Aquário Casa Firjan intitulado “COVID-19: Como fica a cibersegurança das empresas com boa parte dos trabalhadores remotos?”.  

BAIXE O DOSSIÊ 

Um outro aspecto da segurança da informação que vem ganhando relevo com o aumento do fluxo de armazenamento em nuvem de dados de diferentes procedências e com a emergência de questões relacionadas à ética e à privacidade no ambiente digital é a Lei Geral de Proteção de Dados. Se você ainda não está por dentro dos impactos da LGPD na sua empresa, recomendamos o Aquário Casa Firjan LGPD: O que você precisa saber para não ficar para trás?, que contou com especialistas da área jurídica para ajudar a esclarecer o tema. 

☁ Como o armazenamento em nuvem colabora para o trabalho remoto? 

Eficiência, conectividade, agilidade, confiança, segurança e acesso irrestrito são qualidades que os funcionários, especialmente os nativos digitais, esperam das ferramentas empresariais para conseguirem realizar o próprio trabalho com todo o seu potencial. Em tempos de isolamento social, destacam-se algumas necessidades das empresas que podem ser atendidas pela opção de trabalhar na nuvem: 

  • Flexibilidade - Capacidade de trabalhar em arquivos de qualquer lugar e de qualquer tipo de aparelho compatível, até mesmo um celular;  

  • Centralização de arquivos e acesso instantâneo às informações - Mitigação de problemas com uso de versões de arquivos antigas por engano ou espera para receber um documento de outro colaborador armazenado localmente; 

  • Colaboração em tempo real - A critério do usuário, é possível permitir o acesso de outras pessoas aos seus arquivos, o que facilita compartilhar e desenvolver projetos colaborativos que demandam trabalho simultâneo em um mesmo documento; 

  • Dispensa instalação - Não é necessário ocupar espaço dos dispositivos com programas e aplicativos instalados e a configuração é bem simples para começar a usar; 

  • Grátis para começar - Muitas plataformas são gratuitas até um certo limite de armazenamento, o que lhe permite avaliar os benefícios antes de se comprometer com uma solução definitiva. 

☁ Primeiros passos 

Para começar, você precisa criar uma conta na plataforma elegida. Aqui vamos utilizar o Google Drive como exemplo. Em um plano grátis pessoal, os primeiros 15 GB para armazenamento em nuvem são gratuitos. Já os preços do Drive para empresas são baseados no volume de armazenamento utilizado por mês e no número de usuários ativos, ou seja, na quantidade de funcionários com conta na plataforma. Você pode clicar aqui para ter acesso a uma calculadora que simula o investimento e para maiores detalhes sobre o serviço. Outra opção é partir para o pacote GSuite, que abrange diversos aplicativos Google, além de outros recursos como e-mail comercial e agenda compartilhada.  

Uma vez criada a conta, você já pode incluir, acessar e deletar arquivos e pastas. Neste link você encontra um passo a passo e algumas dicas para configurar seu Google Drive. 

☁ Gestão de arquivos compartilhados 

Um plano de organização de arquivos compartilhados não é uma solução única, é algo que precisa ser adaptado às necessidades específicas da sua empresa e, muitas vezes, será preciso um processo de tentativa e erro até que de fato você seja capaz de atingir algo funcional. Por isso, é importante ter atenção a essa estruturação. É necessário que haja um alinhamento interno com a área e gestores sobre a ferramenta utilizada e que, ao final, seja definido um processo para a gestão dos arquivos. 

Lembre-se: os dados da sua empresa são um dos seus principais ativos. Portanto, seus arquivos e documentos devem ser organizados de forma a ajudar seus funcionários agora e no futuro, de modo que seja fácil revisitar projetos concluídos e documentos arquivados em busca de informação ou até mesmo de inspiração. 

☁ Aqui vão algumas dicas que podem ajudar: 

  1. Padronize a nomenclatura das suas pastas e arquivos – A Universidade de Stanford sugere as seguintes práticas: 

  1. Um bom formato para designações de data é AAAAMMDD ou AAAAMDD. Esse formato, quando utilizado no início do nome, garante que todos os seus arquivos permaneçam em ordem cronológica, mesmo passados muitos anos; 

  1. Evite nomes muito longos ou complicados; 

  1. Evite o uso de caracteres especiais: ! @ # $ % ^ & * ( ) ` ~ ; < > [ ] { } | \ / “  ‘; 

  1. Para ordenar arquivos utilizando uma sequência de números, adicione zeros na frente para manter a organização (ex: 001 garante que seu arquivo permaneça em ordem no futuro, com mais números sendo adicionados, melhor do que 1 ou 01); 

  1. No lugar de espaços, use traços ( - ) ou underlines ( _ ) para separar as palavras quando necessário. Alguns softwares não reconhecem nomes de arquivos com espaços e os substituem por outros caracteres. 

  1. Estabeleça uma estrutura de categorização de pastas e subpastas – você pode, por exemplo, dividir as pastas por áreas da empresa. Isso pode fazer muito sentido quando a maior parte do seu trabalho ocorre em equipes individuais. Já empresas que costumam ter grupos diferentes trabalhando com um mesmo conjunto de arquivos podem se beneficiar de uma categorização por clientes ou projetos, o que pode facilitar inclusive o compartilhamento com colaboradores externos, minimizando a preocupação de conceder acesso a um conteúdo inadequado. 

  1. Crie um template (ou quantos forem necessários) –  Para nomear e organizar arquivos de forma mais eficiente, crie um conjunto de pastas e arquivos que possa servir de modelo para os projetos colaborativos da sua empresa. Ao iniciar um novo projeto, basta que o responsável duplique a pasta com suas subpastas e automaticamente terá uma estrutura para organizar os arquivos. 

  2. Teste a estrutura de pastas e nomenclatura que você pretende adotar em pequena escala – comece com uma pasta teste e, assim que estiver seguro quanta à eficácia da solução, você pode compartilhar com o restante da empresa e combinar o processo de transição. 

  3. Prepare um treinamento sobre o uso da ferramenta, o processo e as boas práticas – considere fazer um rápido treinamento com os colaboradores que irão interagir com os arquivos compartilhados. Complemente-o com alguns links para artigos ou vídeos que podem ajudá-los a resgatar com facilidade o conteúdo do treinamento. 

☁ Colaboração em tempo real – Mais de uma pessoa editando simultaneamente um documento? 

A capacidade de colaborar é talvez uma das competências mais importantes encontradas em times capazes de se reinventar em um mundo cada vez mais acelerado e em constante transformação. Saber manter tais práticas à distância é um dos pilares cruciais para que sua empresa seja capaz adaptar-se à nova realidade pós COVID-19. Por esse motivo, preparamos um tutorial ensinando "Como montar um workshop remoto em 7 passos simples" e, para complementá-lo, vamos agora dar dicas sobre como trabalhar em um documento compartilhado, pois esse é um ponto fundamental na colaboração remota. 

Alguns sistemas de armazenamento de documentos na nuvem, como o Google Drive e o OneDrive, possuem a funcionalidade de criar e editar arquivos de texto, planilhas ou apresentações online. Ao criar e compartilhar um documento na nuvem, você pode convidar outras pessoas para editá-lo com você de modo colaborativo.  

As edições podem acontecer de maneira simultânea ou não, basta que a pessoa tenha o link para acessar o arquivo. Isso é possível porque quando a pessoa edita o documento pelo link que recebeu ela está automaticamente editando o seu original. Isso significa que vocês podem trabalhar como se estivessem lado a lado, editando juntos o arquivo enquanto conversam em uma videochamada, por exemplo. Neste link, você encontra um passo a passo bem detalhado ensinando a compartilhar arquivos no Google Drive. 

Você também pode escolher que tipo de acesso deseja dar às pessoas com quem compartilha seus documentos (editar, comentar ou apenas visualizar), de acordo com o papel que você espera que elas exerçam no trabalho. Por exemplo, se você está realizando um projeto em parceria com outro colega de trabalho e deseja que ele complemente e contribua com o documento, você pode concedê-lo uma permissão para editar o arquivo. Por outro lado, se você busca uma aprovação de um conteúdo finalizado, a permissão para comentar ou apenas visualizar o arquivo pode ser suficiente para o seu objetivo final.  

☁ Gestão do trabalho remoto 

Uma das poucas certezas que temos em momentos de crise é que deles emergem novas realidades. A Covid-19 pode ser encarada, então, como uma chance para líderes e equipes vivenciarem uma nova experiência de trabalho, que tem o potencial de balizar novos processos e práticas mais produtivos, mesmo na ausência da necessidade do isolamento social.  

Em breve abordaremos aqui a temática "Gestão do trabalho remoto", indicando ferramentas e técnicas que podem ajudar as empresas a suavizar os impactos dessa brusca transição. Antes de tudo, achamos relevante compartilhar esse conteúdo porque certamente aprender a trabalhar na nuvem é um primeiro grande passo rumo à gestão mais eficiente do trabalho remoto. 

Bia
*Bia Barbosa é especialista de conteúdo do programa Cocriação da Casa Firjan
 

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