Gestão de equipes remotas (1/4): como promover uma comunicação aberta e assertiva

Série de artigos dá dicas fundamentais para liderar equipes em tempos de pandemia

em 18/05/2020

Gestão de equipes remotas (1/4): como promover uma comunicação aberta e assertiva

🔶 Este artigo integra a série "Gestão de equipes remotas", dividida em quatro partes. Leia também "como planejar e acompanhar processos e projetos a distância"; "como manter a equipe integrada e engajada" e "como estabelecer o equilíbrio entre vida pessoal e profissional". 

Por Aline Aride*

Diante da medida de isolamento social provocada pela Covid-19, líderes e liderados de empresas cujas atividades podem ser realizadas fora do ambiente laboral convencional, vivenciam uma grande experiência coletiva de home office. Nesse cenário, a força de trabalho de uma organização, antes concentrada em um ou mais espaços físicos, fragmenta-se em múltiplos territórios domésticos geograficamente dispersos, trazendo consigo novas restrições, desafios e oportunidades para a manutenção da colaboração e para o acompanhamento de equipes, processos e projetos.  
 
Se antes a checagem de trabalhos estava ao alcance dos olhos dos líderes, e as dúvidas processuais poderiam ser esclarecidas com uma breve fala e escuta presencial, hoje, esse acompanhamento precisa ser feito remotamente, por meio da adoção de tecnologias e de ferramentas digitais que registrem status de tarefas, preservem o espírito de equipe e transmitam maior conforto e clareza aos liderados quanto aos papéis, prazos e objetivos do trabalho. 

➡ Uma nova forma de liderar 

A liderança em um ambiente remoto, acrescida de um cenário pandêmico incerto e pouco familiar, dificilmente terá êxito com as mesmas práticas e comportamentos aplicados à gestão presencial pré-Covid-19. Novas realidades impõem novos hábitos; e novos hábitos tendem a ressignificar comportamentos, culturas e sistemas, podendo delinear novos paradigmas para as relações humanas e para o futuro do trabalho. Assim, para assegurar o sucesso da gestão remota, as lideranças precisam criar/adotar estratégias para:    

1) Promover uma comunicação aberta e assertiva: o diálogo com múltiplos colaboradores remotos, se não for bem planejado, pode ser dispendioso, inconsistente e ambíguo, causando entendimentos equivocados sobre atualizações e diretrizes de trabalho. Por isso, para assegurar que todos os liderados estão na mesma página e alinhados quanto aos objetivos da empresa, o contato precisa ser feito de forma periódica e planejada, tendo como pilares a objetividade, a clareza e a transparência das informações. 

2) Planejar e acompanhar processos e projetos a distância: a organização do fluxo de trabalho remoto é essencial para garantir a produtividade e a manutenção dos prazos e processos da empresa, mesmo a distância. Com o planejamento e acompanhamento frequentes, minimiza-se as chances de existirem colaboradores subutilizados, ociosos ou com funções duplicadas. Além disso, diante da reinvenção e adaptação de empresas à Covid-19, muitos colaboradores passaram a assumir novos projetos, processos e papéis, tornando a organização do fluxo de trabalho e o acompanhamento das demandas ainda mais essencial para o alinhamento de expectativas e de responsabilidades. 

3) Manter a equipe unida e engajada: com o home office, a equipe que antes trabalhava junta em uma mesma sala, bem como se encontrava nos horários de almoço e nos corredores da empresa para conversar, passa a ter uma redução significativa nos períodos de interação. Nesse contexto, é essencial que os líderes criem iniciativas para manter a equipe conectada, de modo a preservar o sentimento de pertencerem a um mesmo time, essencial para a manutenção da motivação e do espírito de trabalho colaborativo. Ainda, tendo em vista que muitos colaboradores enfrentam pressões psicológicas provocadas pela nova realidade, é fundamental que a equipe permaneça integrada, conversando e oferecendo suporte uns aos outros no período de isolamento social. Essa ação pode ajudar a estreitar as relações de amizade dentro do ambiente de trabalho, com implicações no aumento da confiança, do bem-estar e do engajamento de funcionários. 

4) Estabelecer um equilíbrio entre vida profissional e pessoal: ao mesmo tempo em que o trabalho remoto traz mais flexibilidade para os colaboradores, extinguindo o tempo gasto com deslocamentos e possibilitando que as pessoas passem mais tempo com as suas famílias, ele também pode gerar distrações, inconsistências e excessos. Uma das medidas possíveis para eliminar incongruências, por exemplo, é alinhar e tomar ciência do horário de trabalho de toda a equipe. Assim, o gestor consegue ter previsibilidade quanto ao período do dia em que os liderados estão disponíveis para se dedicar aos projetos, trocar mensagens e participar de reuniões. Por sua vez, os colaboradores conseguem delimitar as fronteiras entre vida pessoal e profissional, separando um momento do dia para os compromissos com a empresa e, outro, para o descanso e atribuições pessoais. 

Ao longo dos artigos da série “Gestão de equipes remotas”, abordaremos cada uma dessas temáticas, a fim de ajudar líderes e empresas a revisarem sua atuação e implementarem boas práticas de home office para uma gestão eficiente de equipes remotas.  

O primeiro assunto que abordaremos será a promoção da comunicação aberta e assertiva com a equipe remota, entendendo que este é um dos pilares para a construção de relações mais saudáveis, integradas e empáticas no ambiente de trabalho, sendo um pré-requisito para o exercício dos demais temas.  

💬 Comunicar para aproximar 

A comunicação eficaz é um dos elementos-chave para o sucesso de dinâmicas gerenciais. Se o diálogo preciso e consistente já era um desafio no ambiente presencial, no remoto, repleto de variáveis e de restrições, ele pode se tornar um problema ainda maior quando mal planejado.  

Com o distanciamento físico, algumas pistas que ajudam a interpretar mensagens são pouco ou quase nunca acessadas pelo destinatário, como a linguagem corporal, o tom de voz e as expressões faciais do emissor. Essas mensagens, quando somadas a um discurso impreciso e incompleto, podem provocar ruídos nas comunicações e acarretar conflitos interpessoais, que, consequentemente, abrem margem para atrasos no projeto e para desavenças na equipe. Por isso, para conter os efeitos negativos da distância em times remotos, é essencial planejar bem a gestão, começando pela comunicação. 

O artigo “How to Collaborate Effectively If Your Team is Remote”, publicado na Harvard Business Review, confirma esse entendimento e indica três tipos de distâncias na colaboração remota: física (espaço e tempo), operacional (tamanho da equipe, tráfego e níveis de habilidade) e por afinidade (valores, confiança e interdependência). Segundo os autores, a melhor forma de os gestores aumentarem a performance da equipe é investindo na redução da distância por afinidade, por meio de uma comunicação frequente, transparente, empática e objetiva. Para alcançá-la, recomendamos aplicar as seguintes dicas: 

  • Defina o objetivo da comunicação: organize seu pensamento, tendo em mente o resultado esperado, as informações essenciais que precisam ser repassadas, o destinatário da mensagem e as expectativas para cada liderado. Pergunte-se: o que você precisa comunicar? Por quais motivos? Para quem? O que você espera receber? Até quando? 

  • Adeque a mensagem ao perfil de quem irá recebê-la: adapte o discurso à linguagem do colaborador. Evite usar termos técnicos que não pertencem ao repertório do liderado ou adotar uma comunicação que distancie colaboradores ao invés de aproximá-los.

  • Escolha o meio/ferramenta mais eficaz para transmitir a mensagem: experimente convocar uma reunião ou fazer uma votação para determinar os canais preferidos de comunicação de seu time. Mas lembre-se: antes de implementá-los, cheque se toda a equipe tem infraestrutura para acessar a tecnologia e se domina as funcionalidades básicas da ferramenta. Por exemplo, ao optar pela comunicação via grupos de WhatsApp, certifique-se de que todos os membros têm smartphones com conexão à Internet e sabem trocar mensagens e/ou fazer videochamadas. Caso um dos membros não saiba utilizá-la, ofereça um treinamento rápido para suprir essa necessidade. 

    Além disso, antes de escolher determinado canal para se comunicar, reflita sobre a eficiência desse meio na transmissão das informações. Por exemplo, o tempo gasto para se comunicar por mensagens de texto pode ser muito maior do que por mensagens de áudio ou por ligações telefônicas, já que, dependendo da complexidade do assunto, será necessário trocar várias mensagens até que o destinatário consiga compreendê-lo.  

    Como líder, considere que, além de se comunicar com a sua equipe, você precisará adotar canais de interlocução com seus gestores. Por isso, considere absorver um número mínimo de meios de comunicação, a fim de aumentar o seu foco e diminuir o tempo gasto com a administração de múltiplas plataformas de interação. Assim, libere-se de algumas redes para conseguir atender às demandas da gerência e ter tempo de qualidade para se comunicar com a sua equipe de forma menos fragmentada.   

    Procure também estabelecer regras para o uso de determinados meios de comunicação. Lembre-se de que cada colaborador se expressará de forma única e, para evitar que informações importantes sejam repassadas de modo ineficiente ou incompleto e para garantir a boa convivência nas redes, é fundamental adotar funções comuns para cada meio e regras de condutas esperadas.  

    Os principais meios de comunicação e suas funções sugeridas são: 

    meios de comunicacao

A escolha do meio mais adequado dependerá da decisão da equipe e do volume de informações que deseja repassar.  

  • Aplique objetividade e clareza ao discurso: desenvolva textos e discursos objetivos para garantir que a mensagem seja compreendida. Lembre-se: seja sucinto, porém não omita informações. Mensagens incompletas geram lacunas que podem ser preenchidas com interpretações equivocadas. Procure ser específico para garantir que a equipe receba a mensagem de forma clara e trabalhe em torno de objetivos comuns.  

    Uma dica para transmitir seu estado emocional em mensagens remotas é compensar na formatação do texto (uso de negrito ou de caixa alta para dar ênfase, por exemplo), na pontuação ou no uso de emojis.🙂  

  • Regule a frequência das mensagens e o tempo de resposta: faça acordos com a sua equipe para determinar os melhores momentos do dia para marcar reuniões e para definir a frequência no envio de mensagens. O excesso de trocas de informação no ambiente remoto é entendido como uma forma de domínio digital, podendo também causar perda de foco no colaborador.  

    Para ajudá-lo na gestão do desempenho, faça checkpoints diários de curta duração. Essa ação também pode ajudar a esclarecer se o trabalho está caminhando dentro das diretrizes alinhadas no início da comunicação. Além disso, experimente criar acordos ou códigos para o diálogo digital. A empresa Merck, por exemplo, utiliza as siglas 4HR (“Four Hour Response”) e NNTR (“No Need to Respond”) para trazer mais clareza e assertividade às mensagens digitais de sua equipe.   

  • Comemore vitórias e resolva problemas em conjunto: alinhe expectativas para ambos os lados e demonstre que você se importa com a sua equipe ao comemorar bons resultados e ao auxiliá-los na resolução de problemas. Atitudes como essa ajudam a desenvolver a confiança e a motivação.  

    Forneça feedbacks à equipe, comunicando o que deve ser mantido ou reformulado. Assim, o time consegue vislumbrar se está na direção certa ou se deve planejar uma nova rota para alcançar o resultado esperado.  

    Caso enfrente problemas de comunicação, procure gerenciar conflitos por telefone ou videoconferência. Faça isso experimentando técnicas de mediação e concentrando-se na causa do problema para tentar solucioná-lo. Lembre-se: para uma comunicação eficaz e empática é fundamental saber falar e, principalmente, ouvir a sua equipe.     

    info

Para obter mais dicas sobre a comunicação remota em tempos de Covid-19, assista ao Aquário “COVID-19: Gestão de crise e os desafios da comunicação para as empresas” ou baixe o dossiê preparado pelo Lab de Tendências da Casa Firjan.

➡ Liderança comunicadora e transparente

Como vimos ao longo do artigo, a comunicação é essencial para alinhar expectativas de líderes e liderados e os objetivos da organização. Uma boa comunicação entre colaboradores remotos precisa ser objetiva e clara, a fim de minimizar eventuais ruídos que possam acarretar atrasos no trabalho ou conflitos entre funcionários. Uma das formas de alcançá-la é se valendo de recursos de formatação de textos para compensar a falta de pistas presenciais, como a entonação do interlocutor e as expressões faciais.   

Recomenda-se que a escolha do meio mais adequado leve em consideração os objetivos da comunicação e as necessidades da equipe, a fim de promover uma gestão mais democrática, confortável e familiar para os liderados. 

Todos os princípios da comunicação serão úteis para o planejamento e acompanhamento de processos e de projetos a distância, tema que, assim como o diálogo remoto, vem impregnado de novos desafios e oportunidades em meio à crise. Confira o artigo a seguir para saber mais.   

Wallace
*Aline Aride é analista de conteúdo do programa Cocriação da Casa Firjan
 

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