Como montar um workshop remoto em 7 passos simples

Por Bia Barbosa*

De repente, você está trabalhando de casa — o tão falado home office. A pandemia causada pelo novo coronavírus mudou bruscamente as suas dinâmicas de trabalho, mas as demandas, metas e obrigações continuam. Nesse novo contexto, você ainda precisa fazer workshops, reuniões colaborativas e unir grupos para trabalhar sob um mesmo desafio. Deste modo, como organizar essas atividades em tempos de isolamento social?

Nós também passamos por esses desafios aqui na Casa Firjan, e por isso preparamos um vídeo simples para compartilhar como contornamos a situação e conseguimos reunir nossas equipes em workshops e atividades de forma eficiente e colaborativa.  

É provável que você já conheça e que agora esteja utilizando com certa frequência algumas ferramentas de comunicação para fazer videochamadas, como os populares Skype e Hangouts, adotados por muitas empresas. Tais ferramentas estão sendo fundamentais para que as equipes possam manter sua comunicação à distância. Porém, quando falamos em colaboração, outros desafios surgem, e aí também temos plataformas especialistas no assunto, como:  

•    O Google Drive, que permite que várias pessoas editem um documento ao mesmo tempo online e ainda salva automaticamente as edições pra você não correr o risco de perder; 
•    O Slack, muito utilizado no mundo do desenvolvimento de software, ele reúne tudo o que um time precisa pra trabalhar remoto em um só lugar: conversas organizadas por assunto e grupos de usuários, compartilhamento de arquivos, integrações com outras plataformas e muito mais;
•    O Microsoft Teams, que compartilha muitas funcionalidades com o Slack, mas tem a vantagem de fazer parte do pacote Office 365, o que lhe permite trabalhar perfeitamente integrado com uma série de produtos Microsoft com os quais muita gente já está bastante acostumada, como o Word, o Excel, o PowerPoint e o Outlook. 

É a versão gratuita do Microsoft Teams que utilizamos aqui para mostrar como criar um workshop remoto para 30 participantes. É bem verdade que usamos a versão paga da plataforma, e caso sua empresa também adote o Office 365, nós recomendamos que você use e abuse do Teams. Mas se sua empresa não dispõe da versão paga, você ainda pode se inscrever gratuitamente para usufruir de muitas funcionalidades da mesma forma, inclusive no celular.

Mãos à obra? BAIXE O GUIA que preparamos para você organizar seus workshops (se preferir, leia abaixo), assista ao vídeo e compartilhe com seus colegas de trabalho!

GUIA PARA A CONSTRUÇÃO DE WORKSHOPS REMOTOS

✅ Escolha da ferramenta

Para escolher a ferramenta mais adequada para o nosso contexto, ponderamos algumas questões: 

•    Facilidade de uso pelos participantes; 
•    Segurança da informação; 
•    Necessidades do workshop.
 
Os dois primeiros pontos eram favoráveis ao MS Teams, porque aqui na Firjan já usamos as ferramentas do pacote Office 365 no dia a dia. Além disso, é um software que tem a garantia de proteção de dados assegurada pela Microsoft. 

• ⚠ É cada vez mais importante que você crie o hábito de questionar quão seguro estão os dados da sua empresa no uso das ferramentas online! Você pode obter mais informações sobre esse tópico no Aquário "Como fica a cibersegurança das empresas com parte dos trabalhadores remotos"

Então, partimos para a avaliação das necessidades do workshop definidas pelas facilitadoras, cujo papel, além de propor as dinâmicas, também deve ser cuidar do tempo, organizar os participantes, moderar as discussões em grupo e documentar o trabalho. 

No nosso caso, nós precisávamos seguir um modelo básico de workshop, estruturado da seguinte forma:

MOMENTO 1: Introdução, objetivos e conteúdo base para a atividade que viria a seguir. Aqui as exigências ainda não eram muito complexas:  

1.    Ser capaz de acolher 30 participantes na videochamada (o MS Teams tem limite de 250);  
2.    Compartilhar a tela, onde seriam exibidos os slides do PowerPoint preparado pelas facilitadoras do encontro. 

MOMENTO 2: Colaboração em times. Nesse momento, a coisa complicava. Nós queríamos ser capazes de dividir as pessoas em grupos menores para que elas pudessem trabalhar nas atividades e colaborar nos respectivos templates ou canvas desenvolvidos pelas facilitadoras.

• ⚠ Aliás, aqui vão algumas dicas para organizar uma colaboração em time:  
  1. Prepare a divisão dos grupos com antecedência, indicando os nomes de participantes de cada equipe, o que vai agilizar muito a passagem do momento 1 para o momento 2. 
  2. Procure não passar de 5 participantes por grupo, isso ajuda a manter o trabalho focado e todo mundo participando.  
  3. Desenvolva um canvas ou template que sirva como suporte para a atividade. Esse é um ótimo recurso para dar visibilidade do que o grupo precisa alcançar, facilitar a compreensão (você pode redigir enunciados que expliquem brevemente cada atividade) e também garantir a documentação do que está sendo falado para uma análise posterior. 

MOMENTO 3: Compartilhamento do trabalho dos grupos para todos. Aqui nós queríamos reunir todas as 30 pessoas novamente e compartilhar os canvas ou templates preenchidos, com uma apresentação de cada grupo sobre o que foi conversado, criado ou decidido durante o exercício. 

• ⚠ Esse momento é muito importante para que os grupos tenham a chance de explicar sua linha de raciocínio e esclarecer qualquer dúvida. 

O MS Teams foi perfeito para completar tudo isso.  

Agora, vale lembrar que, dependendo do seu contexto e das suas necessidades para a reunião, essa pode não ser a melhor solução pra você. Então organizamos aqui um quadro comparativo com algumas ferramentas de comunicação e colaboração que podem ser úteis para ajudar na sua decisão.

✅ PASSO A PASSO

Agora vamos compartilhar o passo a passo de como nós preparamos tudo e conduzimos o workshop: 

Preparação
 
Passo 1: Primeiro precisamos criar uma equipe para o workshop. E claro, incluir todos os participantes nessa equipe. 

Passo 2: Depois criamos um canal para cada grupo dentro da equipe do workshop. Enquanto isso, o canal "Geral", criado automaticamente pelo Teams, foi utilizado para começar e terminar a reunião, nos momentos em que todos os participantes deveriam estar reunidos.

• ⚠ Aqui também precisamos fazer a divisão dos grupos e postar no canal "Geral", para que todo mundo tenha acesso antes de começar o workshop. Essa postagem pode ser feita nos minutos antes do início do evento, o que minimiza a necessidade de alterações, caso algumas pessoas não possam comparecer de última hora. Aliás, é importante saber quem de fato vai participar para poder concluir essa etapa. 

Passo 3: Então, criamos um arquivo PPT com o template da atividade e uma breve explicação do que era esperado dos participantes.

• ⚠ Nesse caso, só tínhamos uma atividade, mas se houvesse mais, teríamos colocado um (1) template de atividade por slide em um mesmo arquivo PPT.  

Também incluímos o conteúdo de um dos slides da apresentação inicial que julgamos essencial para referência dos grupos.   

Passo 4: Subimos uma cópia desse PPT na aba "Arquivos" de cada grupo. 

Passo 5: Também subimos a apresentação de introdução na aba "Arquivos" do canal "Geral" para que todos pudessem ter acesso.  

• ⚠ Ainda que nosso plano fosse compartilhar a tela da facilitadora durante o workshop, é sempre bom ter um Plano B. Às vezes a tecnologia falha e precisamos ser flexíveis para nos adaptar. Nesses casos, quanto mais preparados estivermos, melhor! 

Passo 6: O próximo passo foi deixar todo mundo ciente de onde aconteceria a reunião e garantir que não teríamos problemas para que as pessoas encontrassem os canais do Teams que preparamos para o evento. Você pode fazer isso de algumas formas:  

a.    Criando o evento no calendário por meio do canal "Geral" no Teams (isso vai fazer com que seus convidados recebam um link para o canal junto com o convite na agenda);  
b.    Disponibilizando o link para o canal "Geral" em algum meio de divulgação do evento;  
c.    Chamando as pessoas uma de cada vez na hora do workshop (esse jeito achamos trabalhoso demais e muito sujeito a problemas). 

Passo 7: Por fim, logo antes de começar o workshop, abrimos uma videochamada para cada grupo. Assim fica fácil navegar entre os grupos e a gente evita que sejam criadas mais de uma chamada em um mesmo canal. 

✅ DURANTE O WORKSHOP 

Pronto, tudo preparado para o Workshop. E agora? Como vai funcionar a sessão? 

Passo 1: Primeiro compartilhe sua tela para que todos acompanhem juntos a apresentação de introdução.  

• ⚠ Peça para que os participantes deixem seus microfones mudos durante as apresentações e sinalizem no chat caso queiram falar alguma coisa durante a fala do facilitador.

Passo 2: Depois explique as atividades, o tempo que os grupos terão para completá-las e o uso da ferramenta. Explique que o exercício será feito pelo documento compartilhado que está na aba "Arquivos" do grupo e que é importante abrir no modo edição online para que todos possam acompanhar as edições. 

• ⚠ Uma boa sugestão a fazer é que cada grupo eleja seu representante para documentar no Template o que está sendo discutido, assim fica tudo mais organizado.  

Passo 3: Peça então para que as pessoas se dirijam ao canal do seu respectivo grupo e trabalhem no documento compartilhado. Peça que utilizem o botão "Ingressar" para entrar na chamada e então abram o arquivo compartilhado do seu grupo. 

Passo 4: Não esqueça de se certificar de que ninguém ficou pelo caminho na troca dos grupos. Você pode conferir quem está em cada grupo clicando no botão "Mostrar Participantes" do canto inferior da tela quando estiver dentro da videochamada do grupo. 

Passo 5: Navegue entre um grupo e outro para tirar dúvidas (ou se possível tenha um facilitador por grupo). 

Passo 6: Sinalize para os participantes o fim do tempo de cada atividade. 

• ⚠ Aliás, tenha em mãos um roteiro com os tempos de cada atividade determinados pra te ajudar. Lembre-se de ser generoso e planejar mais tempo do que você originalmente faria, já que é a primeira vez que você está tendo uma experiência com workshop remoto e as pessoas também vão precisar se acostumar com a ferramenta.  
  Cronometre tudo e gerencie o tempo, alertando os participantes sobre seu progresso, especialmente se um grupo estiver ficando muito pra trás em relação aos outros.  
  Mas lembre-se, seja flexível! Às vezes mais importante do que completar todas as atividades é garantir a qualidade da troca de informações e conclusões do grupo. Portanto, avalie quando é o melhor momento de apressar e quando é melhor sair do cronograma e adaptar-se! 

Passo 7: No final, peça para que os grupos retornem ao canal Geral e que cada grupo compartilhe seu trabalho e sua tela para que todos possam ver o Template preenchido. 
 
E foi assim que conseguimos driblar o Coronavírus e seguir nossa prática tão importante de colaboração.  
 
✅ PARA TERMINAR, VAMOS LEMBRAR AS DICAS? 

1.    Selecione a ferramenta mais adequada e teste com antecedência; 
2.    Fique atento à segurança da informação; 
3.    Lembre-se do papel do facilitador: cuidar do tempo, organizar, moderar e documentar; 
4.    Prepare uma apresentação de introdução e crie o template das atividades; 
5.    Divida os grupos com antecedência. Lembre-se de que grupos pequenos trabalham mais focados; 
6.    Separe um momento para que os grupos compartilhem seus resultados; 
7.    Tenha um Plano B para eventuais imprevistos;
8.    Peça para que os participantes deixem os microfones mudos durante as apresentações; 
9.    Tenha em mãos um roteiro com tempo estimado para cada momento do workshop; 
10.  Cronometre tudo e gerencie o tempo, mas seja flexível e priorize a qualidade da troca de informações entre os participantes.

*Bia Barbosa é especialista de conteúdo do programa Cocriação da Casa Firjan