Gestão de equipes remotas (2/4): como planejar e acompanhar processos e projetos a distância

? Este artigo integra a série "Gestão de equipes remotas", dividida em quatro partes. Leia também "como promover uma comunicação aberta e assertiva"; "como manter a equipe integrada e engajada" e "como estabelecer o equilíbrio entre vida pessoal e profissional". 

Por Aline Aride*

O isolamento social, juntamente com as novas configurações de home office, vem requisitando de empresas e de líderes a adoção de novas tecnologias e processos para a manutenção do fluxo de trabalho entre os colaboradores e para o cumprimento de expectativas, prazos e metas.  

Antes da Covid-19, parte desses processos já eram praticados no ambiente on-line, como o envio de documentos por e-mail e o compartilhamento de arquivos colaborativos na nuvem, por exemplo. Essas ações, antes pontuais e restritas a poucas ferramentas digitais, agora são complementadas por novas tecnologias e se tornam mandatórias para o acompanhamento e desenvolvimento de projetos por equipes remotas.  

Tendo em vista que algumas interações presenciais que facilitavam o rápido andamento de trabalhos, como a resolução de dúvidas e a aprovação de projetos em tempo real, passaram a acontecer em dimensões espaciais e temporais díspares, é fundamental que seja firmado um acordo entre líderes e liderados quanto às boas práticas de trabalho remoto, com o objetivo de compensar possíveis barreiras da distância e da tecnologia que possam vir a comprometer a fluência dos processos. Assim, recomenda-se que a transposição do escritório físico para o digital venha acompanhada de uma mudança de mindset de toda a equipe.  

A adoção de uma comunicação aberta e assertiva, abordada no artigo anterior, é um dos caminhos para promover a mudança da mentalidade do time e para fortalecer as relações, bem como é um pré-requisito para o bom planejamento e acompanhamento de processos e projetos a distância. Além do investimento em uma comunicação de qualidade, é fundamental que, para assegurar uma gestão mais eficiente, confortável e segura em tempos de incerteza, os líderes tenham visibilidade de todos os processos, a fim de conseguirem prover suporte para os seus liderados em cada etapa e planejar possíveis desdobramentos ou recomeços.  

Como muitos liderados tendem a se autogerenciar nesse momento, prática necessária para diminuir a sobrecarga dos gestores e para criar relações de confiança dentro do espaço de trabalho, é essencial também definir bem os papéis e responsabilidades de um time para assegurar que alguns colaboradores não dupliquem funções, fiquem ociosos ou sejam subutilizados. Com a distância e o contato limitado restringindo a comunicação e visibilidade da produção, é preciso que os líderes tenham ciência de todas as tarefas e de seus respectivos responsáveis; não para controlá-los, mas para conseguir mentorá-los melhor e lidar com os possíveis problemas que possam advir desse novo modelo.  

Por isso, ao longo dos próximos tópicos, abordaremos um pouco mais sobre o planejamento e acompanhamento de projetos a distância, um importante tema para a gestão de times remotos. 

Novos contextos demandam mudanças de mindset 

Em um cenário pandêmico incerto, que requer adaptações constantes de líderes e de liderados, é preciso revisar as tradicionais ferramentas de gestão de equipes e a postura do líder, adotando um mindset que acolhe as mudanças como parte do processo de liderança e adapta a visão e a comunicação a cenários voláteis e aos diferentes perfis dos colaboradores que o integram. 

O ciclo PDCA (Planejar, Desenvolver, Checar e Agir), por exemplo, aplicado à gestão de projetos, pode ser utilizado integralmente ao longo de um único dia de trabalho, entre idas e vindas de planejamento estratégico, em resposta aos resultados de experimentações constantes em um cenário impreciso.  

Além do mindset flexível e adaptável, os líderes da plataforma MURAL afirmam que os pilares essenciais para o sucesso de times remotos são: comunicação em tempo real, interações assíncronas (não-simultâneas, que acontecem em diferentes espaços de tempo), compartilhamento de conteúdos, organização do trabalho e pensamento visual. 

A comunicação em tempo real permite que os membros do time mantenham o contato uns com os outros e, quando estimulada por meio de videoconferências, tem o potencial de tornar a interação mais próxima à presencial. As ferramentas de videochamadas mais usadas são o Zoom, Google Meets, Google Hangouts, Microsoft Teams e Skype for Business (clique nos links para aprender a utilizá-las).   

As interações assíncronas, por sua vez, podem ajudar a desenvolver um senso de comunidade, permitindo que toda a equipe continue mantendo o contato mesmo quando determinados membros estão off-line. Esse tipo de interação também ajuda a equilibrar os processos e horários de trabalho de equipes remotas e pode ser exercitado em sistemas com repositórios de mensagens e status de projetos, como o Asana, o Basecamp, o Microsoft Teams e o Slack.  

O compartilhamento de conteúdos é fundamental para o desenvolvimento de projetos individuais ou colaborativos e para a aprovação de documentos. Ao saber a localização de todos os itens necessários para a execução de um trabalho, o time consegue desenvolver tarefas de forma mais segura, eficiente, organizada e integrada. O armazenamento em nuvem, por exemplo, é fundamental para garantir a gestão mais eficiente de arquivos compartilhados no ambiente digital. Para saber mais, confira a matéria que preparamos sobre a importância da nuvem para o trabalho remoto. 

A organização é uma peça essencial em qualquer trabalho, seja ele remoto ou presencial, e pode ser desenvolvida a nível individual ou coletivo. A organização ajuda o time a ter clareza quanto às etapas de um projeto, status, prazos e seus respectivos responsáveis, bem como auxilia na rápida localização de arquivos e na fluidez/eficiência de processos.  

Uma das formas de manter as tarefas de um time organizadas é criando um planner. Ferramentas como o Microsoft Planner, Trello, Asana e Microsoft Teams, por exemplo, possibilitam estruturar as etapas de um projeto e acompanhá-las a distância.  

Por fim, o pensamento visual permite externalizar e registrar de forma mais didática e clara os pensamentos de cada membro da equipe durante brainstormings e demais atividades criativas. Além disso, é capaz de sintetizar longas discussões e decisões projetuais em poucos elementos, favorecendo uma leitura mais rápida e objetiva dos principais pontos de um trabalho. As ferramentas MURAL, Miro e Jamboard têm interfaces que favorecem o pensamento visual. No próximo artigo, detalharemos como aplicá-las no desenvolvimento de projetos colaborativos entre membros da equipe remota.  

Navegando pelo dia a dia de equipes remotas 

Agora que entendemos as características básicas de times remotos, vamos explorar o processo de planejamento e acompanhamento de trabalhos a distância, respeitando o ciclo PDCA – planejamento, desenvolvimento, checagem e ação. Se desejar, você pode optar por utilizar métodos ágeis, como o SCRUM, para implementar ciclos mais curtos e iterativos de trabalho. 

✅ Planejamento

Antes de começar a desenvolver um projeto, a equipe precisa ter clareza quanto às expectativas, etapas, prazos e plataformas que serão utilizadas ao longo do trabalho. Para planejá-los, experimente seguir as seguintes recomendações: 

• Transmita o propósito da empresa e o objetivo central do trabalho aos liderados: faça isso de forma clara, conforme explicamos no artigo “Gestão de Equipes Remotas (1/4): como promover uma comunicação aberta e assertiva com a equipe remota”.  

• Crie marcos ou objetivos secundários: liste as etapas que precisam ser cumpridas até que o objetivo central do projeto seja alcançado e estabeleça indicadores de desempenho para medi-las. Você pode fazer isso utilizando um planner. Para deixar claro os papéis e as responsabilidades de cada membro do time, utilize a Matriz RACI.  
  
  Se quiser saber mais sobre essa importante ferramenta de gestão de projetos, BAIXE AQUI o guia e a planilha exclusivos que preparamos para a sua empresa.    

• Desenvolva um plano de ação dinâmico e flexível: tendo em vista o cenário de incertezas, experimente criar um plano de ação para cada marco e, assim que atingi-lo, passe para a próxima fase. Tente estruturar o plano de ação com base no aprendizado do que deu certo ou errado durante o percurso.  

• Faça acordos sobre as ferramentas utilizadas e a estrutura da comunicação: relembre as dicas que repassamos no artigo “Gestão de Equipes (1/4): como promover uma comunicação aberta e assertiva com a equipe remota” para executar essa etapa. 

✅ Desenvolvimento

No período de desenvolvimento, procure acompanhar o andamento do trabalho da equipe por meio de checkpoints diários e, no final da semana, realize reuniões de status com todo o time para compartilhar progressos, erros e acertos.  

O acompanhamento regular dos trabalhos permite reformular de forma ágil e eficiente possíveis processos e planos de ação, bem como sanar impedimentos que podem vir a estacionar projetos. 

Uma boa dica para tornar o processo mais fluido e menos dispendioso para o gestor, é automatizar algumas tarefas. O plug-in Standup Alice, por exemplo, é um bot de status diário que pode ser incorporado ao Microsoft Teams e ao Slack. Essa ferramenta facilita o acompanhamento do trabalho de equipes sem que o gestor precise convocar reuniões diárias ou cobrar atualizações de cada membro do time. Para vê-lo em ação no Microsoft Teams, clique aqui.  

Além do status diário, o planner, citado nos itens anteriores, também é uma boa ferramenta para o acompanhamento do progresso do trabalho. Outras alternativas são as plataformas de gestão de equipes (Microsoft Teams, Slack e Asana, por exemplo) e de armazenamento e compartilhamento de documentos na nuvem (Google Drive e Dropbox). 

Nessa etapa, procure não praticar o microgerenciamento e desenvolva relações de confiança com o seu time, dando mais autonomia para que os colaboradores gerenciem seu próprio processo de trabalho, mas lembre-se de se manter ciente do progresso das atividades e de dar suporte à equipe sempre que for necessário. 

✅ Checagem

Na fase de checagem, avalie o desempenho da sua equipe, fornecendo feedbacks e consultando os indicadores de desempenho formulados na etapa de planejamento. Tente fazer reuniões semanais ou mensais para apresentar os resultados dos trabalhos e definir em conjunto os próximos passos. Neste link, você encontra algumas dicas e um checklist para a avaliação do desempenho de equipes remotas.  

Uma outra alternativa, defendida por Suzie Clavery, Gerente de Employer Branding do UnitedHealth Group e fundadora do Employer Branding Brasil, seria realizar o balanço dos resultados por projeto e não por horas trabalhadas. Segundo ela, o ideal é que a checagem seja feita de forma pontual e a curto prazo, respeitando as possíveis oscilações de produtividade que possam advir de um contexto incerto e em constante transformação. 

✅ Ação

Com base na análise dos resultados, trabalhe rapidamente na manutenção ou reformulação do plano de ação com a sua equipe. Não se preocupe em retornar para o início do processo. Tenha em mente que um plano de gestão eficiente em tempos de incerteza pode e deve ser iterativo.

Novos processos e práticas de gestão de times 

Ao mesmo tempo em que o trabalho remoto e as medidas de isolamento social trouxeram desafios para a colaboração de times e para a visibilidade dos processos, eles também abriram espaço para a experimentação de novas tecnologias e modelos de comunicação/gestão de times, que poderão servir de legado para o cenário pós-normal.  

Como vimos ao longo do texto, a nova forma de gestão se baseia em uma relação de confiança entre líderes e de liderados, respaldada pela mentoria de processos e pela rápida resolução de problemas em conjunto. Nesse contexto, a cultura do erro é acolhida como uma condição para a sobrevivência em um ambiente volátil e incerto, que demanda constantes experimentações e processos iterativos.   

Além disso, em um cenário turbulento, que nos faz refletir sobre as nossas prioridades, passamos a agir de acordo com um propósito. Isso significa que as decisões que tomamos, inclusive as processuais e projetuais, passam a ter direcionamentos e objetivos mais claros. Questionamo-nos: por que eu estou fazendo isso? Que valor essa ação pode agregar para a empresa e para a sociedade? E aplicamos essas reflexões na melhoria do fluxo de processos rotineiros, por exemplo: se o objetivo das reuniões de status diário é que os colaboradores tenham visibilidade do que cada um está fazendo e possam ajudar a sanar impedimentos, será que elas precisam ser realmente feitas presencialmente ou por videochamadas, ou podem ser realizadas em um sistema de acompanhamento de processos? 

Todos esses questionamentos, mudanças de mindset e dinâmicas de planejamento e acompanhamento de projetos ajudam a delinear um novo modelo de gestão. Entretanto, para que o trabalho de times remotos seja eficiente, é fundamental que essas ações não sejam adotadas individualmente, mas que estejam em sinergia entre todos os colaboradores. Assim, para garantir o sucesso da gestão remota, os membros de uma equipe precisam se manter engajados, confiando uns nos outros e trabalhando coletivamente para o cumprimento de objetivos comuns. Por isso, no artigo a seguir abordaremos um dos grandes desafios da gestão de times remotos: como manter a equipe integrada e engajada. 

*Aline Aride é analista de conteúdo do programa Cocriação da Casa Firjan